2020-07-07
I. PENDAHULUAN
Masyarakat sebagai penerima yang diberikan oleh pemerintah sering menimbulkan keluhan tentang pelayanan yang diberikan tidak prima. Merespon masalah tersebut, dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat, Dinas penanaman modal dan pelayanan terpadu satu pintu ( PTSP ) Kabupaten Fakfak mulai merealisasikan agar tercipta pelayanan publik yang prima.
Penerapan Manajemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu ( PTSP ) mengacu pada Permendagri Nomor 138 tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu ( PTSP ) mencakup beberapa aspek yaitu Pelaksanaan, Pengelolaan informasi, Pengawasan internal, Penyuluhan/ sosialisasi dan konsultasi. Aspek – aspek tersebut semakin ditata, dibenahi dan dioptimalkan dalam rangka memenuhi standar pelayanan publik yang semakin prima dan memuaskan pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu ( DPMPTSP ) Kabupaten Fakfak.
II.PELAKSANAAN PELAYANAN PERIZINAN DAN NON PERIZINAN
Penerapan Manajemen PTSP dalam aspek Pelaksanaan Pelayanan sehari – hari pada Loket Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Fakfak mencakup 6 jenis kegiatan yaitu :
1. Menerima dan Memverifikasi Berkas Permohonan
Petugas loket (Front Office) menerima berkas yang diajukan oleh pemohon di loket dan petugas Fron Office dapat meneruskan berkas permohonan tersebut kepada bidang PTSP dan PENGADUAN untuk melakukan verifikasi persyaratan Admistrasi dan selanjutnya diteruskan untuk dikaji dan dipertimbangkan secara teknis oleh tim teknis termasuk tinjau lapangan guna memberi pertimbangan teknis kepada kepala dinas sebagai dasar penetapan dan penanda tangani dokumen perizinan.
2. Memberikan Tanda Terima Kepada Pemohon
Setelah berkas pemohon di terima oleh petugas Front Office, maka petugas FO memberikan tanda terima kepada pemohon untuk akan dibawa sebagai bukti pengecekan dan pengambilan dokumen perizinan setelah dilakukan proses verifikasi berkas untuk memastikan bila berkas kurang, maka perlu dilengkapi dan bila berkas lengkap akan di proses sesuai SOP yang berlaku, pemohon kembali mengambil izin harus menunjukan tanda terima untuk dapat dilayani penyerahan izin
3. Menolak Permohonan Izin dan Non Perizinan
Permohonan izin yang dapat ditolak adalah berkas permohonan yang kurang lengkap setelah dicek oleh petugas fron office lalu dikembalikan untuk dilengkapi dan dimasukan kembali lalu diteruskan kepada kabid pengaduan dan kabid PTSP untuk Verifikasi Admistrasi dan selanjutnya bersama tim teknis Verifikasi persyaratan teknis bila permohonan izin tersebut tidak memenuhi syarat teknis, tidak memenuhi tata ruang, menganggu kepentingan umum dan tidak sesuai aturan, maka permohonan tersebut ditolak.
4. Memproses dan Menerbitkan Dokumen Izin dan Non Prizinan
Pemohon izin yang telah diterima oleh petugas loket dan diteruskan untuk selanjutnya di verifikasi oleh Bidang PENGADUAN dan PTSP kemudian mengundang tim teknis untuk mengkaji, meninjau lapangan dan memberi pertimbangan untuk proses, cetak izin lalu ditanda tangani secara elektronik oleh kepala Dinas bila izin tersebut di proses melalui aplikasi SiCantik, sedangkan izin yang di proses melalui aplikasi OSS, maka kepala dinas hanya menandatangani pemenuhan komitmen untuk di uplod lalu pemohon dapat mencetak izin sendiri
5. Memproses, Mencabut dan Membatalkan Dokumen Izin dan Non Prizinan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu ( PTSP ) diberikan kewenagan untuk menerbitkan izin, membatalkan izin dan mencabut izin, membatalkan dan mencabut izin dapat dilakukan bila ada komplain, timbul masalah dan ternyata izin yang diterbitkan bertentangan dengan aturan yang berlaku, tindakan pembatalan izin hanya untuk sementara waktu dan akan di terbitkan kembali bila masalah sudah tuntas, sedangakan izin yang dicabut berarti usahanya tidak berlaku lagi.
6. Penyerahan Dokumen Izin dan Non Izin yang Telah Selesai Kepada Pemohon
Proses Dokumen perizinan yang di finalkan melalui verifikasi, kajian, peninjauan dan pertimbangan teknis oleh tim teknis dan selanjutnya ditanda tangani oleh kepala dinas secara elektronik dapat di kirim kembali secara online untuk diprint oleh petugas dan selanjutnya menyerahkan kepada pemohon melalui loket penyerahan atau kirim secara online untuk diprint sendiri oleh pemohon
III. PENGELOLAAN INFORMASI PTSP
Pelayanan terpadu satu pintu ( PTSP ) Kabupaten Fakfak telah berupaya menyediakan dan mengelola informasi publik dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan prima pada masyarakat melalui beberapa media antara lain, Website, triking system, pelayanan online, brosur, banner, artikel, baliho, stiker dinding, loket informasi dan kotak pengaduan serta papan SOP. Adapun media informasi publik dimaksud dapat dijelaskan sebagai berikut :
1.Ketersediaan website sebagai informasi publik, website tersebut sedang dan akan diinput berbagai jenis data sebagai informasi publik meliputi : jenis, tata cara, prosedur dan mekanisme/ alur serta SOP pelayanan online, Penelusuran proses Penerbitan izin dan Non rizin, Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan (SP), Maklumat pelayanan perizinan dan Non perizinan, Hak dan kewajiban pemohon dan Pemerintah, Profil Kelembagaan, Sturktur Organisasi, Penilaian kinerja PTSP, Visi, Misi PTSP dan Pemerintah daerah, Pelayanan Pengaduan, Jenis-jenis izin dan non perizinan yang menjadi kewenangan PTSP, Potensi investasi daerah, Realisasi investasi, Penyajian data informasi publik dan Ketersediaan Media Informasi Publik Lainnya.
2.Ketersediaan media informasi publik lainya yang telah dilaksanakan meliputi :
a. Loket informasi dengan menempatkan petugas Coustomer Service yang bertugas membarikan informasi yang di butuhkan pemohon
b. Kotak Brosur sebagai media untuk pemohon memperoleh informasi tentang prosedur, mekanisme, persyaratan, jenis- jenis izin, biaya dan waktu melalui brosur yang tersedia pada kotak brosur yang juga melekat pada kotak pengaduan, saran dan kritik, disamping mengisi konsioner kepuasaan pemohon yang tersedia pada loket pengaduan.
c. Bila Dokumen Perizinan selesai ditanda tangani oleh kepala dinas secara eletronik maka pemohon dipanggil untuk mengambil melalui SMS Gateway atau dikirim langsung untuk diprin sendiri melalui online ( wa ) masing – masing.
d. Papan informasi elektronik telah tersedia sebuah televisi di dinding yang berfungsi sebagagi papan informasi elektronik yang berisi semua informasi pelayanan perzinan untuk dilihat pemohon pada saat berada di ruang loby/Front Office, disamping disiapkan papan informasi Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan perizinan yang dipasang di pinggir jalan raya untuk dibaca masyarakat umum dan lebih khusus para pelaku usaha yang ingin mengurus izin.
e. Media informasi maklumat dan lain-lain, telah tersedia papan maklumat, Janji layanan, stiker dinding untuk memberikan informasi kepada pemohon agar memberikan respon kepada pelaksana pelayanan pada loket Front Office guna perbaikan peningkatan kualitas pelayanan yang semakin memuaskan.
IV. PENGAWASAN INTERNAL
1. Pengawasan Atasan Langsung
pengawasan dilakukan atasan langsung terhadap petugas Front Office dan staf PTSP secara berjenjang mulai dari pejabat eselon IV yang secara teknis operasional membidangi pelayanan perizinan, dan Kabid PTSP dan Kabid Pengaduan melakukan pembinaan dan pengawasan langsung terkait aspek pelayanan prima, disamping menata prinsip-prinsip pelayanan prima. Dari sisi kebijakan diawasi, dibina dan didorong optimalisasi pelayanan prima sebagai upaya peningkatan kualitas pelayanan yang ramah, menyenagkan dalam prinsip pelayanan yang mudah, cepat dan pasti dari sisi waktu, biaya dan persyaratan dengan komitmen menerapkan pelayanan anti pungli maka Pelayanan dilakukan secara ketat bagi petugas Front Office, Back Office dan petugas peninjau lapangan menyangkut suap, uang pelicin, sogokan maupun bentuk KKN lainya sehingga pelayanan murni dilakukan dengan landasan etika dan moral yang telah ditetapkan.
2. Pengawasan fungsional
Merujuk pada intruksi presiden Nomor 15 Tahun 1983, yang dimaksud dengan pengawasan fungsional adalah pengawasan yang dilakukan oleh para aparat yang diberi tugas khusus untuk membantu pimpinan dalam menjalankan fungsi pengawasan dilingkungan organisasi yang menjadi tanggung jawabnya. Sejalan dengan itu, maka pengawasan fungsional dalam mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik bidang perizinan yang semakin prima pada Dinas Penanaman modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Fakfak dapat dilakukan pengawasan, pemantauan, penilaian dan pengendalian oleh beberapa lembaga Negara antara lain : Ombudsman, KPK , BPK, BPKP, Kementrian Aparatur Sipil Negara dan Inspektorat Kabupaten Fakfak. Masing-masing melakukan sesuai bidang tugasnya dengan tujuan mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik untuk memenuhi amanat Undang – undang Nomor 25 tahun 2007 tentang Pelayanan Publik.
V. PENYULUHAN KEPADA MASYARAKAT
Dalam rangka memeberikan pemahaman dan kesadaran kepada masyarakat terutama para pelaku usaha termasuk masyarakat yang mengurus Izin Mendirikan Bangunan (IMB) di Kabupaten Fakfak, maka setiap tahun anggaran dilaksanakan sosialisasi /penyuluhan dengan materi meliputi tujuan dan manfaat dokumen perizinan, regulasi di bidang perizinan, mapun sistem aplikasi yang digunakan secara online, sebelum itu juga di sampaikan hak dan kewajiban Pemerintah Daerah dan masyarakat, mengenai perizinan dan non perizinan, jenis perizinan yang menjadi kewenangan DPMPTSP , persyaratan dan prosedur pelayanan, waktu dan tempat pelayanan maupun SOP serta instrument pelayanan perizinan lainya. Pendekatan yang dilakukan dengan beberapa cara antara lain media elektronik, media masa, media cetak, pertemuan tatap muka dan interaktif RRI Fakfak.
VI.PELAYANAN KONSULTASI
Pelayanan konsultasi merupakan bagian yang wajib di lakukan dengan membuka ruang klinik konsultasi bagi pemohon yang menghadapi masalah, maka disiapkan ruang / Klinik konsultasi secara khusus yang disebut ruan/ Klinik pengaduan.
Ruang klinik konsultasi ini diperuntukan bagi pemohon yang belum jelas persyaratan, regulasi, ketidak puasan pelayanan, komplen izin tumpang tindih, izin yang di terbitkan menimbulkan konflik kepentingan dan permasalahan teknis lainya.
VII.PENUTUP
Penerapan Manajemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Fakfak dari waktu ke waktu telah menjadi komitmen untuk dibenahi guna mencapai standar ideal yang diharapkan yakni pelayanan prima dalam prinsip mudah, cepat dan pasti, soal persyaratan, biaya dan waktu. Penerapan Manajemen pelayanan tepadu satu pintu di Kabupaten Fakfak mencangkup 5 aspek yaitu pelaksanaan, pengelolaan informasi , Pengawasan Internal, Penyuluhan/sosialisasi, dan konsultasi menjadi tugas rutin yang dilaksanakan pada Dinas Penanaman modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu guna mewujudkan kualitas pelayanan prima yang mencerminkan citra Pemerintah Daerah yang terbaik dalam memberi Pelayanan Publik di Kabupaten Fakfak.